Notre
approche

Nous prenons le temps de vous écouter : quel est l’objectif de l’événement, que souhaitez-vous célébrer et quelles sont vos préférences ? Durant ce premier entretien, nous vous donnons non seulement des conseils sur le lieu et le concept, mais aussi sur le planning, le style et d’autres détails importants. Nous pouvons ainsi décider ensemble de la meilleure voie à suivre.

Après notre premier entretien, nous rassemblons toutes les informations pertinentes et vous présentons notre concept créatif. Nous documentons également tous les détails pratiques pour que vous ayez une synthèse claire de tous les points dont nous avons parlé. Durant cette phase, nous vous fournissons un aperçu des coûts que nous facturons en tant qu’agence événementielle. Dès que nous avons votre accord, nous planifions ensemble toute l’organisation de votre événement.

Dès que vous décidez de confier votre événement à Présence, nous débutons l’organisation concrète de votre événement. Nous dessinons les plans au sol et invitons les fournisseurs pour leur faire visiter les lieux et leur demander un devis. Tout est consigné dans les moindres détails dans un document complet que nous vous présentons personnellement. Non pas dans un simple fichier Excel, mais bien dans un dossier soigneusement établi reprenant les différentes options et possibilités que nous vous présentons en long et en large.

Nous prenons note de vos remarques concernant notre proposition pour les intégrer dans notre dossier. Dès que vous avez fait vos choix, nous travaillons ensemble pour aboutir au résultat final. Votre événement est lancé en production dès que vous avez décidé du concept, de l’esthétique, de l’organisation et du budget.

Si votre événement se déroule dans votre jardin ou sur le site de votre entreprise, nous vous fournissons à temps un plan de montage et de démontage, de façon à ce que vous sachiez précisément tout ce qui doit être fait, avec un timing précis. Durant le montage, un membre de notre équipe est toujours présent sur place pour suivre attentivement la coordination de votre projet. Notre équipe se charge du montage du mobilier, mais aussi de l’aménagement des lieux et de la décoration. Nous veillons à ce que tout soit réalisé largement dans les temps pour que vous puissiez admirer calmement le résultat.

Durant votre événement, nous veillons à ce qu’au moins deux coordinateurs d’événement soient sur place pour que tout se passe bien. Nous avons mis préalablement au point nos feuilles de route et tous les fournisseurs sont informés quant à leurs responsabilités. Les collaborateurs opérationnels sont briefés sur place, en mettant l’accent sur les détails. Dès le début de l’événement, nous nous tenons à votre disposition pour vous aider, rectifier le tir le cas échéant et veiller à la qualité de votre événement. En cas de production de spectacles ou de grandes présentations, nous disposons de régisseurs en interne qui veillent à ce que tout se déroule correctement. Pour ce genre d’événements, nous prévoyons une répétition générale un à deux jours avant le jour J.

Dans le cas d’événements se déroulant sur plusieurs jours, notre équipe veille à ce que tout soit chaque fois remis en ordre à la fin de la journée. Nous jouissons d’une grande expérience dans l’organisation d’événements se déroulant sur plusieurs jours et pouvons, au besoin, travailler la nuit pour répondre à vos exigences.

Le démontage de l’événement se déroule de la manière la plus efficace et la plus rapide possible, afin que votre jardin, site d’entreprise ou salle soit de nouveau propre et disponible dans les plus brefs délais. Ici aussi, nous vous proposons une prise en charge complète.